Den effektive leder lader sig ikke distrahere af ildebrande, strøtanker og løse ideer (egne eller andres)

Kender du det…..?

  • Du har 1000 idéer hele tiden og alt for lidt tid til eksekvere bare én af dem. 
  • Du ved, hvad der virker… men har alt for lidt tid til at sætte dine medarbejdere til det. 
  • Du har endda en plan….. men alt for lidt tid til at implementere den i virkeligheden. 
  • Strategien er på plads, og alligevel når du ingen vegne med de ting, der afhænger af dig som leder. 
  • Du uddelegerer til højre og venstre…. Forsøger at få nogen til at løbe for dig, hjælpe dig. Så I sammen kan nå det hele og gerne på den halve tid. Men I når det ofte ikke.

Problemet er, at du bliver distraheret og bevæger dig væk fra de mål, du har sat dig. Det gør dig i sidste ende til en ineffektiv leder. Og forestil dig så lige, hvordan dine medarbejdere har det, når deres leder løber på stedet uden at komme nogen vegne? Derfor skal vi starte med dig som leder. Og få taget hånd om de ting, der distraherer dig og forstyrrer dig på din vej mod målet. 

Men først en bekendelse: 

Ledernes egen coach oplever også at blive afsporet af distraktioner. Og tager sin egen medicin 

For ja, jeg kender det… ALT for godt. 

Jeg har endda metoderne og teorien til at ændre det….. Jeg rådgiver mine kunder (ledere som dig), og jeg ved præcis, hvor de skal sætte ind for at komme ud over rampen og nå deres mål. Og dét uanset, om det er personlige mål eller mål for hele arbejdspladsen. 

Jeg halter også indimellem bagefter og lader mig distrahere af alt det, der kommer væltende imod mig og kræver min opmærksomhed og tager min tid – fordi de er vigtigere.

Og jeg er ked af at afsløre det: Det er grobund for stress. For det er ikke (nødvendigvis) det at have travlt, der stresser . Alt det, vi ikke når, er en langt større stressfaktor… alt det, der venter på vores opmærksomhed og tid. Det stresser.  Derfor tager jeg også altid min egen medicin, fordi jeg ved, hvor alvorligt det er. Jeg har set det ske for så mange mennesker. Jeg er oftest en af de coaches, der kommer ud i organisationer og virksomheder, når ledere eller medarbejdere ER gået ned med stress. 

Hvorfor du ender med at skubbe det allervigtigste foran dig, og hvad det gør ved dig som person og leder 

Du ved godt, hvad der er vigtigst. Og alligevel ender du oftest med at bruge tiden på såkaldte hasteopgaver. 

Det, jeg oftest hører ledere fortælle mig, er, at selvom de godt ved, at for eksempel regnskabet, opkald til potentielle kunder, netværksarrangementer eller formuleringen af nye arbejdsopgaver for en medarbejder, er vigtige opgaver, så ender de med at skubbe dem foran sig og bruge tiden på at slukke ildebrande, besvare e-mails og tage sig af pludselige småting rundt omkring i virksomheden. 

Og pludselig bliver de vigtige opgaver større og større. Måske fordi er blevet uoverskuelige. Bjerget har vokset sig for stort og virker som en mastodont, der skygger for lederes glæde og deres overskud. Fordi de har prioriteret forkert og ladet sig distrahere.

Det stresser. Og det ødelægger effektiviteten. Jeg har set det på tæt hold. Og jeg kender det fra mig selv. 

Du er nødt til at ændre mønstret. Og blive ved 

Hvis du også er en af dem, der oplever problemer med at lade dig distrahere og ikke bruge din tid på det, der i virkeligheden er vigtigt for dig som leder og som person, så har jeg gode nyheder til dig. Du kan gøre noget ved det. Det kræver bare lidt arbejde. 

For det er din hjerne, der distraherer dig og sender din opmærksomhed andre steder hen. Også selvom du udmærket er klar over, at det ikke er til dit bedste. 

For at ændre det er du nødt til at gøre dig bevidst om dit mønster. 

Hver gang en distraherende tanke eller ide kommer snigende, skal du stoppe op og gøre noget andet end det, du plejer. Det kræver overskud, skal jeg hilse og sige. Og mod. Det er svært og kan virke angstprovokerende. Men jeg lover dig, at når du har gjort den bevidste handling mange gange nok, så vender billedet og bliver dit nye automatiske adfærds-/handlemønster. Smart, ikke sandt?

Lad mig give dig et eksempel: 

Du har besluttet (og booket tid i din kalender) til at lave dette halvårs budget. Du har faktisk glædet dig til at få denne opgave fra hånden. For den giver dig et overblik. Og et pejlepunkt. Da du har siddet med opgaven en times tid og er godt nede i tal og detaljer, får du en opringning fra en af dine mellemledere. Der er ikke styr på produktionstallene, og i øvrigt er der 2 sygemeldinger på natholdet. Du er nu revet ud af dit flow og haster afsted for at løse problemet. Eller: Det ville du normalt gøre. Men med denne nye viden in mente er du bevidst om dit mønster og gør derfor noget andet.

Det allerbedste ville være ikke at tage telefonen, men nu har du jo gjort det (Det gør du ikke næste gang, lært af denne erfaring). Du takker pænt din mellemleder for at gøre dig opmærksom på udfordringen. Siger derefter, at du har fuld tillid til, at han kan løse problemerne eller i hvert fald komme med et par løsningsforslag, så skal du nok sparre med ham lige inden fyraften, så alle er trygge ved, at ildebranden er slukket og kan sove trygt i nat.

Hvad sker der, hvis du agerer sådan i stedet? Det er ren win-win. Du kommer hurtigt tilbage til din kerneopgave i dag (og slukker herefter telefonen), og din mellemleder vokser 10 cm, for du har lige vist ham tillid til, at han er opgaven mindst lige så værdig som dig. Tillykke. Du er nu en effektiv og motiverende leder.

Hasteopgaver lavet med venstre hånd giver ikke resultater eller skaber arbejdsglæde for nogen ledere. Heller ikke dig 

Vi ved jo godt, hvad der giver mest energi…. 

At gøre det, der skaber værdi, og det, vi drømmer om, eller at lade os styre af andres behov og distraktioner i hverdagen? 

Det, du laver i sidste øjeblik en sen aften, er sjældent lige så gennemtænkt og gennemarbejdet, når du har en hammer hængende over hovedet, fordi du SKAL levere her og nu. Når resultatet faktisk kunne have været dobbelt så godt, hvis du havde taget dig tiden til det. Prioriteret den og ikke ladet dig distrahere til at skubbe den helt hen til deadline. 

Det holder ikke…. hverken for dig, dine medarbejdere eller dine kunder. Du er ikke tilfreds, og det slider på din energi og dit overskud.

Du er pinedød nødt til at ændre mønstret. Du SKAL planlægge og holde dig til planen. For du er lederen. Og hvis lederen ikke gør det selv, så er det svært at forvente, at medarbejderen gør det. Altså holder sig til planen og ikke flagrer rundt og foretager sig en masse unødvendige ærinder. 

Så hvordan gør du så?

Simple fif til distraktionsfri arbejdstid

Det er ganske simpelt, men ikke nødvendigvis let. Det er noget, jeg hjælper ledere og medarbejdere med i mit arbejde. Det er noget, jeg praktiserer selv. Også når det bliver svært. Du får her et par simple fif til at skabe distraktionsfri arbejdstid: 

  • Afsæt tid i din kalender til dine vigtigste opgaver 
    Ved at blokere tid i din kalender til de vigtigste opgaver sikrer du, at der altid er tid til at få dem lavet. På den måde undgår du, at du skal sidde en sen aften og haste dig igennem en relativt vigtig opgave. 
  • Informer dine medarbejdere om det
    Ved at informere dine medarbejdere om, at du ikke er til stede, undgår du mange forstyrrelser (og potentielle distraktioner). Den afledte effekt af dette er også, at du inspirerer dine medarbejdere til at gøre det samme, hvilket vil hæve deres effektivitet på samme måde.  
  • Sæt din telefon på lydløs
    Det er en klassiker og alligevel noget, mange (især ledere) er bange for. Frygten for at gå glip af noget vigtigt fylder meget i de fleste af os. Men du kan sagtens være ikke-kontaktbar i et par timer hver dag, uden at verden falder sammen om ørerne på dig (eller dine medarbejdere).  
  • Sluk for notifikationerne for mail og sociale medier 
    E-mails er nok det element, der kan distrahere allermest. Og gøre mest skade. Hvis du ikke håndterer det fornuftigt. Sørg for ikke at tjekke din mail eller de sociale medier, mens du arbejder på dine vigtige opgaver. Der gælder det samme her som med din telefon. Verden kan godt klare sig uden at få kontakt til dig i et par timer. 

Husk på, at uanset om det er DIN tid eller ej, så skal du kræve den OG bruge den. 

Resultatet bliver, at du når meget mere. Hvorfor?

  • Fordi du får endnu mere energi af at være på forkant med tingene end at være bagud med dem.
  • Fordi du går efter det, der er vigtigst for DIG som leder.
  • Fordi du nu fjerner mastodonten foran dig og igen kan se lyset.
  • Fordi du får den fedeste følelse af at udrette noget og skabe værdi. Det avler energi, selvværd og motivation.

Der er kun plusser på kontoen….. Jeg lover dig det. 

Har du svært ved at se, hvordan du skal planlægge din tid, så du kan komme ud over rampen og nå hen til følelsen af at være på forkant i stedet for konstant at slukke ildebrande og blive distraheret af spørgsmål, e-mails og løse ideer, så book en afklarende samtale. En afklarende samtale er blot en uforpligtende snak, hvor jeg lytter til de udfordringer, du har, og så fortæller jeg dig om min måde at hjælpe på. Herefter kan du i ro og mag beslutte dig for, om du vil gå videre med et samarbejde.

Den effektive leder lader sig ikke distrahere af ildebrande, strøtanker og løse ideer (egne eller andres)

Læs også:

Gitte Elkjær - analysechef
Heidi Schmidt

Gitte Elkær

Jeg bad Heidi om hjælp. Jeg havde behov for sparring og hjælp til at finde en brugbar løsning, som både fik løst driftopgaven og skabte

Læs mere »
Heidi Schmidt

Ronni Jørgensen

“Jeg kunne allerede mærke forskel efter første besøg hos Heidi.” Jeg henvendte mig til Heidi, fordi jeg kæmpede med stress og manglende overskud i hverdagen.

Læs mere »